» Warsztat inspirujący. Zespół, Relacje, Procesy, Współpraca – atypowy wyjazd integracyjny w sprawnym zarządzaniu zespołem

STUDIUM 6: „Warsztat inspirujący. Zespół, Relacje, Procesy, Współpraca – atypowy wyjazd integracyjny w sprawnym zarządzaniu zespołem”.

Prezentowany w tej Stopklatce warsztat to spotkanie inicjujące dłuższy cykl rozwojowy ukierunkowany na głębszą integracją biznesową Działów Handlowego i Zakupów, której celem jest, poza budową efektywniejszej współpracy zespołowej opartej na myśli P. Lencioniego i know-how Mare Artes, budowa proaktywnego, efektywnego i „szczupłego” podsystemu organizacyjnego działającego w oparciu o wizję rozwoju całej firmy i zdolnego do sprostania wyzwaniom koncepcji biznesu 4.0. Fascynująca firma, fascynujący projekt, fascynujący ludzie.

Odbiorcą projektu jest firma z branży nowoczesnych technologii – połączone zespoły Działów Handlowego i Zakupów, w projekt z uwagi na jego złożoność angażowane będą również inne departamenty firmy;
Cele tego konkretnego warsztatu (cele projektu przedstawione zostały powyżej) to zbudowanie zaufania, usprawnienie komunikacji, stworzenie przestrzeni do konstruktywnego konfliktu i wypracowanie zasad stanowiących fundament dalszej współpracy;
Kontekstem biznesowym całości projektu, zatem oczywiście realizacji również tego konkretnego warsztatu jest systematyczne, obliczone na realizację długofalowej strategii całej organizacji reformowanie kolejnych działów firmy. Wszystkie komórki konsekwentnie zmierzają w stronę współczesnej mieszanki turkusu, agile i lean, wszystkie też tworzą niezwykle zależny od siebie ekosystem – oba wspomniane jako beneficjenci projektu działy w planie działań korygujących zostały przez decydentów firmy świadomie uwzględnione jako ostatnie (ciekawa i sprawdzona koncepcja, o której być może napiszemy w przyszłości);
Wybrane autorskie metody pracy konsultantów Mare Artes w przypadku tego warsztatu to w zasadzie połączenie metodyk Curiosity Drive i Paths Designing. (będą to również dominujące metody w przypadku realizacji całego projektu – jest on jednak tak złożony, że korzystać będziemy również z elementów kilku innych metod). Połączenie to było niezbędne z uwagi na hybrydową formułę warsztatu (połączenie zabawy, eventu integracyjnego z warsztatem kreatywnym i elementami poznawczymi tradycyjnego szkolenia).

KOMENTARZ KONSULTANTA MARE ARTES:

Jak opisać sytuację, w której jako konsultanci znaleźliśmy się u progu realizacji tego konkretnego warsztatu i na starcie całego projektu zarazem? Cóż, spróbuję posłużyć się dość kiepską metaforą: kiedy ktoś podrzuca Ci gorącego kartofla, próbujesz go instynktownie jak najszybciej odrzucić. Oczywiście komuś innemu. Z biegiem czasu, powodowani zawodową pasją i zwykłą ciekawością, nauczyliśmy się zręcznie używać w takich przypadkach rękawic żaroodpornych i radośnie chwytamy podobne temu kartofelki. Ale w tym przypadku zastanawialiśmy się nad kompletnym strażackim strojem ochronnym… Łatwo się domyślić, że zakupowcy raczej nie pałają miłością do handlowców i wzajemnie, trudno również nazwać tą relację nawet szorstką przyjaźnią. W skrócie: typowa, pozorna sprzeczność interesów, kanały komunikacji, które bardziej niż usprawnienia wymagają udrożnienia i na okrasę kilka smakowitych personalnych antypatii oraz garść pomniejszych drobiazgów. Czy da się z tym coś zrobić?

Dosłownie dwa dni po realizacji tego warsztatu, w trakcie webinara, którego prowadziłem, (poświęconego komunikacji mailowej) wywiązała się krótka dyskusja. Rozpoczęła się od rzeczowego pytania zadanego przez bardzo rzeczową kobietę, uczestniczkę webinara i szefową sporej grupy w nim uczestniczących osób zarazem. Pytanie brzmiało: „Czy da się naprawdę pogodzić ze sobą dwa zwaśnione zespoły i spowodować, że faktycznie zaczną współpracować?”. „Jasne, że się da” – odpowiedziałem. I dodałem: „opowiem Pani i Państwu o kilku moich ulubionych przykładach, w tym o jednym sprzed dosłownie dwóch dni”. Zacząłem opowiadać o naszym przepisie na tego typu sytuacje – czyli o formule hybrydyzującej inspirujący event integracyjny z elementami klasycznego szkolenia i warsztatem kreatywnym. Formule opartej o założenie autonomii uczestników samodzielnie kreujących swoją rzeczywistość biznesową. Doszedłem właśnie do aspektu warsztatu kreatywnego poświęconego wypracowaniu zasad i narzędzi (notabene – przetestowaliśmy w nim po raz pierwszy niedawno unowocześnioną wersję naszej metody definiowania takich zasad – zadziałała znakomicie) i opowiedziałem, jak ważne często dla innych ludzi są detale, na które my sami nie zwracamy uwagi. Detale, które mogą przesądzić o być, albo nie być komunikacji, relacji, a w konsekwencji o być, albo nie być biznesu. Wydawałoby się truizm. Ale podałem bardzo konkretny przykład: w trakcie pracy mieszanych grup zadaniowo-projektowych wywiązała się dyskusja nad formą/sposobem rozpoczynania maila. Jedna z Uczestniczek w dość emocjonalnym wystąpieniu opowiedziała, że… nienawidzi, kiedy ktoś pisze do niej maila rozpoczynając go od jej imienia w wołaczu. Czyli – konkretnie – od „Agnieszko…” Ojojoj – co się porobiło na webinarze! 45 dotychczas zaciemnionych i wygłuszonych zoomowych okienek symbolizujących Uczestników nagle zaświeciło się od włączanych kolejno kamerek i mikrofonów, a z głośników usłyszałem: „O! o! to ja jestem tą Agnieszką!”, „Ja też!”, „I ja!” Duża, rozwinięta, międzynarodowa korporacja, inteligentni ludzie i… te same problemy. Nieskuteczna komunikacja, wzajemne animozje, i tak samo wzajemne obarczanie odpowiedzialnością za taki stan rzeczy oraz… brak uczciwej, otwartej rozmowy na ten temat. Brak zasad, które mogliby zaakceptować i stosować wszyscy.

Reasumując: da się coś z tym zrobić. Wystarczy ustalić zasady komunikacji i współpracy, które będą sprzyjać danej grupie. Czy można je przekopiować z jakiegoś podręcznika? Pewnie tak. Czy może taki katalog stworzyć jakiś doradca? Codziennie się to dzieje. Czy uważam to za optymalne rozwiązania? Nie. Dlaczego? Bo lubię praktyczny wymiar całej tej zarządczej wiedzy przekazywanej na szkoleniach i podejście w stylu „practice what you preach”. Jeśli zatem opowiadam o najnowszych teoriach motywacji – jaki sens ma narzucanie komuś gotowych, moich, a nie jego własnych, rozwiązań?

Moją – naszą rolą w takich przypadkach jest towarzyszyć. Przezwyciężyć inercję, sprytnie stworzyć Uczestnikom okazję do wzajemnego poznania się. Odprężyć. Wesprzeć w zbudowaniu podstawowego zaufania. Jeśli to konieczne – wyposażyć w narzędzia asertywnej komunikacji, które to ułatwiają i pozwalają łatwiej rozmawiać. Zainspirować. Zaufać. I nie wtrącać się (za bardzo) kiedy projektują swoje rozwiązania, bo to oni są ekspertami od swoich spraw!

PRZEBIEG WARSZTATU

Choć przyznajemy to uczciwie – drżeliśmy o przebieg tego warsztatu, głównie z uwagi na początkową atmosferę, to szybko odetchnęliśmy z ulgą. Nikt nie zginął, a warsztat przebiegł niemal idealnie zgodnie z planem.

Dzień I to seria gier/zabaw/mini-projektów inspirujących do przezwyciężania dysfunkcji pracy zespołowej. Obliczone na dobrą zabawę, zaprojektowane aby zbudować wzajemne zaufanie, sprowokować rozmowę i udowodnić, jak świetnie potrafią współpracować korzystając ze swojej kreatywności i wspierając się nawzajem:
„Wild Zambezi River” – formuła outdoor, Uczestnicy w wielkim stylu pokonali w heroiczny sposób rwący nurt omijając zastawione na nich pułapki (nie wszystkie);
„Tajny Agent” – formuła indoor, szalona zabawa uwalniająca i te dobre i te złe instynkty, w której Uczestnicy wytropili znacznie więcej sabotażystów niż przewidywał to scenariusz;
„Prime Time” – czyli projekt główny i najbardziej szalone, złożone wyzwanie zarazem. Uczestnicy stworzyli baaardzo unikalną ramówkę telewizyjną, całość została nagrana i czeka na swoją premierę. Kilka wybitnych talentów aktorskich. Gra przedłużona przez samych Uczestników o ponad 1,5h, czego… nawet nie zauważyli – za dobrze się bawili.
Dzień II to:
Krótka dyskusja podsumowująca dotychczasowe doświadczenia i przemyślenia Uczestników
Mini-wykład inspirujący
Sesja kreatywna w mieszanych podgrupach zadaniowych – wypracowanie wartości, na których ma być oparta współpraca obu działów w przyszłości, precyzyjnych zasad komunikacji oraz konkretnych narzędzi wspierających zarówno komunikację, jak i współpracę

EFEKTY WARSZTATU

Określeniem, które najlepiej sprawdzi się do opisania efektów warsztatu jest „trójwymiarowość” – ukryta również w tytule tego spotkania:

W wymiarze „Zespół” ewidentnie zbudowane zostało fundamentalne, wzajemne zaufanie ułatwiające właściwą, otwartą komunikację i konfrontowanie się w nawet najbardziej wymagających przypadkach;
W wymiarze „Relacje” zdecydowanej poprawie, oczyszczeniu (można mówić, w niektórych przypadkach, o całkowitym restarcie” uległy relacje pomiędzy najbardziej wrogo nastawionymi osobami, kluczowe z punktu widzenia współpracy obu zespołów;
W wymiarze „Procesy” uczyniony został pierwszy, mały krok przez wypracowanie konkretnych zasad i narzędzi komunikacji, dzięki którym możliwe będzie wydatne skrócenie realizacji niektórych projektów biznesowych i łatwiejsze, szybsze pozyskiwanie nowych klientów – co ciekawe (takie było też założenie) oba zespoły kontynuują współpracę, stworzyły otwarty w określonym czasie, umieszczony na wspólnym dysku katalog zasad komunikacji i pomysłów usprawnienia współpracy, który po jego upływie będzie „zamrożony” i wdrożony. Następnie, po przetestowaniu, jeśli to konieczne – ponownie modyfikowany. Modyfikować mogą, co oczywiste przy założeniu konsensusu na proponowane rozwiązania, wszyscy członkowie obu zespołów.

PODSUMOWANIE

Już pierwszy warsztat tego projektu przekonuje, że „najlepszym sposobem przewidywania przyszłości jest jej tworzenie”. Oczywiście – to znany i nadużywany cytat – ale jakże prawdziwy w tym przypadku. Sens istnienia Mare Artes i satysfakcja zawodowa naszych konsultantów ukryte są w takich właśnie realizacjach. Nasza specjalność i duma jednocześnie. Jeśli szukacie Państwo swojej ścieżki, wcześniejsze rozwiązania się nie sprawdziły – zapraszamy do rozmowy.

Magdalena Gazda

2022r