Dostrajanie SCRUM – warsztat kreatywny dla departamentu R&D – jak zarządzanie zespołem uczynić jeszcze zwinniejszym

STUDIUM 1: „Dostrajanie SCRUM – warsztat kreatywny dla departamentu R&D – jak zarządzanie zespołem uczynić jeszcze zwinniejszym”

Warsztat opisany w tej Stopklatce był częścią hybrydowego cyklu realizowanego w formie treningów online, szkoleń stacjonarnych, spotkań doradczych i serii coachingów.

• Odbiorcą projektu jest firma z branży nowoczesnych technologii. Projekt dotyczy działu badań i rozwoju, w warsztacie będącym elementem projektu i jednocześnie przedmiotem opisu, brali udział team leaderzy zespołu R&D;
• Cel to usprawnienie organizacji pracy, zaangażowanie i zmotywowanie całego zespołu R&D oraz wzmocnienie pozycji zarządczej liderów;
• Kontekst biznesowy istotny dla realizacji naszego projektu to, trwające w całej organizacji, wdrożenie SCRUM oraz utworzenie w R&D zespołów multidyscyplinarnych; bardzo istotnym elementem opisującym sytuację, jest fakt trudności związanych z modelowym, „książkowym” uruchomieniem SCRUM – firma nie jest typową organizacją wytwarzającą oprogramowanie, jej działalność biznesowa jest znacznie bardziej złożona;
• Wybrana autorska metoda pracy konsultantów Mare Artes w tym przypadku to Paths Designing – oczywisty wybór w przypadku konieczności projektowania skutecznych rozwiązań biznesowych z jednoczesnym wzmacnianiem kultury odpowiedzialności, samoorganizacji i samodoskonalenia (cała organizacja ewoluuje w kierunku nowoczesnej interpretacji „kultury turkusu”).

KOMENTARZ KONSULTANTA MARE ARTES:

Jest to jeden z najciekawszych, powtarzalnych na rynku przypadków, w których metody pracy i doświadczenie Mare Artes pomagają w projektowaniu i wdrażaniu skutecznych rozwiązań biznesowych przy jednoczesnym bardzo silnym oddziaływaniu motywującym i angażującym, nie tylko na Uczestników, ale taż na wszystkich interesariuszy projektu.

Przez powtarzalność mam na myśli typowe dla polskich organizacji zderzenie realiów biznesowych i finansowych z ortodoksyjnym podejściem do wdrażania rozwiązań zarządczych, które w modelowym ich ujęciu, zostały zaprojektowane do innych celów. Jest to po prostu kolejny (cytując również jednego z Uczestników warsztatu) przypadek „SCRUM’a bez SCRUM’a”. Po pierwsze – firma nie zajmuje się wyłącznie wytwarzaniem oprogramowania. Po drugie – jest organizacją działającą globalnie, w fazie intensywnego rozwoju osadzonego w rzeczywistości, którą można krótko określić rzeczywistością VUCA 2.0 (pandemia COVID-19).

Firma zatem bardzo ostrożnie i w przemyślany sposób podchodzi do nowych inwestycji i tworzenia nowych stanowisk pracy. Nie ma zatem w jej strukturze typowego Scrum Mastera, czy Product Ownera, a od współpracowników wymaga ponadprzeciętnego zaangażowania w samodzielne rozwiązywanie problemów, organizację i doskonalenie. Jest to również bardzo mocno związane z wizją jej rozwoju i dążeniem do stworzenia kultury, w której nie tylko działy, ale też pojedyncze stanowiska nie będą izolowanymi, specjalistycznymi silosami, tylko doskonale rozumiejącymi organizację i jej strategiczne cele, współkreującymi kierunki rozwoju, jednostkami. Słowem ma to być organizacja, w której programista, nie tylko tworzy software, ale też rozumie cały projekt/cały produkt i potrzeby jego odbiorcy, dokładnie tak samo, jak dyrektor finansowy rekomenduje strategiczne inwestycje, a nie tylko określa, jakim środkami organizacja dysponuje.

Oczywiście taka ścieżka rozwoju i takie sytuacje mogą powodować tarcia, chwilowe spadki formy, a nawet frustrację w całym zespole lub jego części. Dokładnie w takim momencie znalazł się dział R&D, z którym przyszło nam pracować.

PRZEBIEG WARSZTATU

Wszystkie hybrydyzowane (łączące doradztwo z elementami szkolenia) warsztaty Mare Artes realizowane są w oparciu o szyty na miarę scenariusz dopasowany do konkretnego przypadku, który zawsze zakłada możliwość nieliniowego rozwoju przypadków. Tym razem jednak 6-cio godzinny warsztat przebiegł modelowo według planu:

• Wprowadzenie Uczestników w metody pracy Mare Artes, wstępne kontraktowanie celu i planu warsztatu;
• Analiza informacji zwrotnej nt. status quo organizacji pracy/wdrożenia SCRUM pochodzącej od współpracowników zespołów liderów biorących udział w warsztacie;
• Sprecyzowanie najważniejszych celów roboczych warsztatu uwzględniających uwagi współpracowników;
• Wprowadzenie do narzędzi kreatywnego generowania pomysłów i rozwiązywania problemów;
• Krótki, abstrakcyjny „trening synaps” uruchamiający myślenie lateralne Uczestników;
• Kreatywne sesje celowe – generowanie pomysłów/rozwiązań usprawniających organizację pracy działu;
• Zakontraktowanie dalszych działań wdrożeniowych.

EFEKT WARSZTATU

Tego typu projekty realizowane przez Mare Artes skoncentrowane są oczywiście na osiągnięciu realnego efektu zmiany – wypracowaniu konkretnego rozwiązania dla danej sytuacji początkowej. Niemniej zawsze towarzyszy im szersza perspektywa, w której równie istotne jest wzmacnianie autonomii Uczestników, a co za tym idzie, wspomniane już, silne oddziaływanie angażujące i motywujące na interesariuszy projektu. Również tym razem efekty warsztat można wyraźnie wskazać w przynajmniej trzech obszarach:

• Po pierwsze: wypracowanych zostało kilkadziesiąt, podzielonych na dwie najważniejsze kategorie („analiza” i „zmiana”) niezwykle wartościowych pomysłów usprawniających organizację pracy działu R&D, które przyczynią się również do tworzenia autorskiej metody zarządczej firmy, rozwoju jej kultury i wzrostu efektywności biznesowej;
• Po drugie: zaprojektowane rozwiązania uwzględniają najważniejsze opinie i uwagi wszystkich współpracowników działu, określone zostały także kolejne działania wdrożeniowe, w których mają oni uczestniczyć, dzięki czemu tworzona jest kultura partycypacji – projekt wspiera zatem zaangażowanie i motywację zespołu;
• Po trzecie Liderzy – uczestnicy warsztatu dysponują gotowymi metodami i narzędziami  rozwiązywania podobnych problemów w przyszłości, dzięki którym mogą mocniej angażować własne zespoły i samodzielne doskonalić funkcjonowanie działu, wzmacniając tym samym swoją pozycję liderów.

PODSUMOWANIE

Zrealizowany warsztat był doskonałym przykładem praktycznego zastosowania nie tylko wartości i autorskich metod pracy Mare Artes, ale też specyficznej filozofii, którą proponujemy naszym klientom, a w której to Oni sami są najlepszymi ekspertami w swoich sprawach. Wiedza, doświadczenie, kreatywność i śmiałe hybrydyzowanie sprawdzonych metod zarządczych potrafi owocować skutecznymi, innowacyjnymi i dopasowanymi do charakteru danego Klienta rozwiązaniami.

Konrad Kuśpit

2021r