Cykl warsztatów Instant Train The Trainers Formula – rola trenerów wewnętrznych w zarządzaniu zespołem

STUDIUM 3: „Cykl warsztatów Instant Train The Trainers Formula – rola trenerów wewnętrznych w zarządzaniu zespołem”.

Projekt opisany w tej Stopklatce to przykład połączenia intensywnych, dokładnie przemyślanych warsztatów o charakterze TTT, bardzo klasycznego doradztwa i skutecznych działań follow up skoncentrowanych na osiągnięciu bardzo precyzyjnie zdefiniowanego celu.

• Odbiorcą projektu była firma z branży finansowej o globalnym zasięgu, w warsztatach wzięli udział wyróżniający się współpracownicy zatrudnieni na stanowiskach specjalistów i menedżerów;
• Wspomniany powyżej, bardzo precyzyjnie zdefiniowany cel cyklu szkoleniowo-doradczego to zaprojektowanie i dostarczenie wzorcowego szkolenia z profesjonalnej obsługi klienta i przygotowanie wyselekcjonowanych, wyróżniających się współpracowników Klienta do pełnienia roli quasi-trenerów prowadzących to szkolenie dla;
• Kontekst biznesowy ważny dla tego projektu to intensywny rozwój firmy, zdiagnozowane przypadki tarć i napięć w kontakcie z klientami wewnętrznymi oraz zewnętrznymi wynikające z braku odpowiedniego przygotowania z zakresu komunikacji, dość wysoka początkowo rotacja i brak w budżecie wystarczających środków do prowadzenia regularnych, zewnętrznych szkoleń z zakresu komunikacji i obsługi klienta dla wszystkich wymagających tego współpracowników;
• Wybrana autorska metoda pracy konsultantów Mare Artes w tym przypadku to Curiosity Drive z elementami Paths Designing – najlepszy wybór w przypadku konieczności zaangażowania Uczestników cyklu do współprojektowania skutecznego w każdym swoim elemencie rozwiązania szkoleniowego.

KOMENTARZ KONSULTANTA MARE ARTES:

Jest to doskonały przykład pozornie banalnego, a w istocie wielowymiarowego projektu świetnie ilustrującego, jak w praktyce ważna jest w przypadku firm szkoleniowych wierność swoim wartościom, skupienie na potrzebach Klienta i… elastyczność. Kiedy Klient zwrócił się do nas z zapytaniem, czy w ciągu maksymalnie 6 dni szkoleniowych (to twardo postawiony warunek ze względu na bardzo ograniczony budżet) przygotujemy do pracy w charakterze trenera wewnętrznego wybranych współpracowników, którzy nigdy wcześniej nie pełnili takiej roli, odpowiedź wydawała się oczywista: Nie ma mowy! Zawsze jednak warto podejść do zapytania uważniej i sprawdzić, co tak naprawdę ma być efektem działania rozwojowego i czego w gruncie rzeczy potrzebuje Klient. Czy zatem faktycznie mieliśmy w ciągu 6 dni ukształtować kompletnych trenerów biznesu? Absolutnie nie. Po wnikliwszej diagnozie okazało się, że mamy do czynienia z bardzo ciekawym przypadkiem prężnie funkcjonującej organizacji, która nie dysponuje budżetem na działania rozwojowe (rozumiane jako szkolenia lub doradztwo w tzw. obszarze miękkim), a która boryka się jednak z problemami i ich ponadnormatywną czasem eskalacją, wynikającymi z niewłaściwej komunikacji oraz wiążących się z tym dysfunkcji relacji w kontaktach z klientem wewnętrznym i zewnętrznym. Jeśli połączymy te informacje z faktem sporej rotacji okaże się również, że inwestowanie w ciągłe szkolenia zewnętrzne, które mogłyby rozwiązać ten problem wydaje się działaniem mało efektywnym i bardzo kosztownym. Powstał zatem pomysł, aby przygotować grupę wyselekcjonowanych współpracowników, w przypadku których ryzyko odejścia jest minimalne, do pełnienia funkcji trenerów wewnętrznych odpowiednio wdrażających wszystkie tego potrzebujące, również zupełnie nowe osoby w firmie w podstawy komunikacji i kontaktu z klientem. Dalej byłoby to bardzo ambitne wyzwanie, jeśli mierzyć je tradycyjnymi formami pracy firm szkoleniowych. Dla Mare Artes ważna jest jednak realna zmiana, kreatywność i ludzie. Dlatego i w tym projekcie postawiliśmy na hybrydyzację form pracy i wykorzystanie autorskich metodologii. Dzięki odpowiedniemu doświadczeniu, w ramach elementu consultingowego, przygotowaliśmy „wzorcowe szkolenie” – scenariusz, flow, ćwiczenia, gry, zabawy i materiały zaprojektowane specjalnie dla klienta wraz z przekazaniem praw autorskich do nich. W szkoleniu jednak celowo pozostawiliśmy przestrzeń do uzupełnienia go pomysłami Uczestników projektu, a sam, bardzo skoncentrowany w swojej formule warsztat TTT oparliśmy właśnie o „szkolenie wzorcowe”, tak aby umiejętności trenerskie Uczestników rozwijane były w oparciu o scenariusz, który będą później samodzielnie realizować jako pierwszy w swojej karierze i najczęściej ze wszystkich. Dodatkowo zaś zastosowana metoda Curiosity Drive pozwoliła mocno zainspirować Uczestników do dalszego rozwoju w najważniejszych dla trenerów obszarach, a dzięki elementom Paths Designing mogli wnieść do całego projektu tak ważne aspekty jak wypracowanie własnych, dopasowanych do charakteru organizacji zasad komunikacji i współpracy w zespole.

PRZEBIEG PROJEKTU

Realizacja projektu idealnie odwzorowała jego plan:

• Przygotowanie kompletnego „szkolenia wzorcowego” z zakresu komunikacji i obsługi klienta obejmujące zaprojektowanie scenariusza, flow, prezentacji multimedialnej, ćwiczeń , gier i zabaw wraz z przekazaniem praw autorskich Klientowi, w taki sposób, aby mogło być rozwijane, udoskonalane i stale dopasowywane do charakteru i potrzeb organizacji;
• Realizacja warsztatów TTT w oparciu o „szkolenie wzorcowe” które jednocześnie rozwijają kluczowe kompetencje trenerskie, inspirują do ich doskonalenia we własnym zakresie i przygotowują do prowadzenia konkretnego rodzaju warsztatu dając możliwość jego formowania zgodnie z zmieniającym się zapotrzebowaniem;
• Pilotaż – samodzielna praca Uczestników warsztatu w oparciu komplet materiałów i zdobyte umiejętności – reliazacja pierwszych warsztatów we własnym zakresie;
• Follow-up: krótki warsztat poświęcony analizie sukcesów i wyzwań, które pojawiły się w trakcie pilotażu i wypracowaniu/udoskonaleniu stosowanych rozwiązań.

EFEKT PROJEKTU

Efekty realizacji projektu okazały się zaskakująco pozytywne dla obu stron – jednym z nich było… powtórzenie projektu w innym z działów Klienta.

• Wypracowanie wraz z Uczestnikami projektu wzorcowego, spełniającego wszystkie wymogi organizacji szkolenia, które okazało się skutecznym rozwiązaniem dla zdiagnozowanych wcześniej problemów – dla przykładu: w chwili obecnej współpracownicy Klienta wolą porozmawiać ze sobą o problemie osobiście zamiast eskalować go poprzez kaskadę „maili CC” docierającą do CEO Europe – po prostu potrafią to zrobić;
• Uczestnicy projektu zostali wyposażeni w odpowiednie umiejętności do prowadzenia podstawowych warsztatów, co więcej – również w narzędzia pozwalające je stale udoskonalać i rozwijać – co też faktycznie robią;
• Część z Uczestników myśli o dalszym rozwoju w charakterze trenerów wewnętrznych, co bardzo odpowiada potrzebom Klienta;
• Klient otrzymał efektywne kosztowo, etyczne (nie uzależniające go od zewnętrznej firmy szkoleniowej) i przede wszystkim- skuteczne rozwiązanie dla swoich problemów.

PODSUMOWANIE

Kolejny z krótkich, aczkolwiek unikających sztampy 2-dniowego, nieskutecznego warsztatu projekt w wydaniu Mare Artes ukazujący know-how, możliwości, elastyczność i wierność wartościom w praktycznym działaniu. A przede wszystkim skuteczność holistycznego podejścia do Klienta i idei rozwoju, który został w dodatku tak wysoko oceniony przez niewydającego pieniędzy na szkolenia Klienta, że… zamówił go jeszcze raz. Jeśli dostrzegacie Państwo w tym opisie podobieństwa do własnej sytuacji – zachęcamy do kontaktu.

Magdalena Gazda

2022r